FAQ

FAQ – Frequently Asked Questions

Auf alle Fragen im Leben gibt es passende Antworten. Und da wir uns bemühen, unsere Software so lebendig wie möglich zu machen, gibt es auch ein paar Fragen, auf die Sie eventuell stoßen können. 

OUTDOOR backoffice (5)

Jobs in OUTDOOR backoffice mit Passwort sichern

Wie kann man Jobs in OUTDOOR backoffice mit Passwort sichern? Wenn Sie bestimmte Jobs in OUTDOOR backoffice mit Passwort sichern möchten, wechseln Sie mit dem Systemverwalter-Passwort aus dem Regiezentrum in die Systemverwalter-Ebene. Gehen Sie dort zu JOB MANAGER / JOBS DEFINIEREN und klicken den gewünschten Job doppelt. Hier können Sie direkt unter dem Titel im Feld Passwort ein solches hinterlegen. Dann klicken Sie unten auf den Button “Einstellungen” und aktivieren rechts unter “Sonstiges” die Option “Abfrage des Passwortes”. Jetzt wird bei jedem …
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Reisen sperren

Sie wollen im OUTDOOR backoffice Reisen sperren? Wenn Sie im OUTDOOR backoffice in bestimmten Abrechnungsintervallen alle seit der letzten Abrechnung hinzugefügten Reise abrechnen wollen, müssen Sie mit oder nach der Abrechnung die Reisen sperren. Sperren heißt, die Reisen werden mit einem Abrechnungs-Flag gekennzeichnet (erhalten also im OUTDOOR center ein „A“) und das System weiß bei der nächsten Abrechnung, dass diese Reise bereits abgerechnet wurde. So verhindern Sie, dass Sie weder Reisen vergessen noch welche doppelt oder mehrfach abrechnen. Um Reisen im OUTDOOR …
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Benutzerkürzel ändern

Sie wollen im OUTDOOR System das Benutzerkürzel ändern? Wenn Sie im OUTDOOR System das Benutzerkürzel ändern wollen, so ist das am bequemsten über OUTDOOR backoffice möglich. Hierzu müssen Sie lediglich das Regiezentrum verlassen und in der Systemverwalter-Ebene beim gewünschten Reisenden in die Stammdatenbearbeitung wechseln. Das geht am einfachsten durch Doppelklicken des entsprechenden Reisenden. Im Stammdatendialog sehen Sie unten den Button „Kuerzel“. Hier können Sie einfach das neue Kürzel eingeben und alles systemrelevanten Verknüpfungen (z. B. die zum zuletzt geladenen Reisebericht) werden …
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Tabelle zuordnen

Sie wollen im OUTDOOR System allen Reisenden eine bestimmte Tabelle zuordnen? Wenn Sie im OUTDOOR System allen oder auch einer bestimmten Auswahl von Reisenden in einer Aktion eine bestimmte Berechnungstabelle zuordnen wollen, ist das einfach und komfortabel über OUTDOOR backoffice möglich. Hierfür müssen Sie lediglich die gewünschten Reisenden auswählen und oben über den Menüpunkt „Tabelle zuordnen“ die gewünschte Tabelle auswählen, unten auf „der ausgewählten Benutzer“ oder auch auf „aller Benutzer“ aktivieren und mit OK bestätigen. Damit wird z. B. nach …
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Wie erstelle ich Sammelauswertungen

Wie erstelle ich Sammelauswertungen? Aus OUTDOOR center heraus erhalten Sie immer nur Auswertungen des aktuell geladenen Benutzers. Wollen Sie eine kumulierte Auswertung über mehrere oder alle Reisende erhalten, so ist das nur über OUTDOOR backoffice möglich. Dazu müssen Sie einen Job erstellen und dort die gewünschten Reisenden und das gewünschte Sammelformular auswählen. Sammelformulare gibt es unter anderem für Buchungen, Kostenstellen, Kostenträger, Kostenarten und für die Anzahl der Reisetage. Sie können aber z. B. auch ein “Einzel”-Formular wie die Kostenartenstatistik pro …
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OUTDOOR center (5)

Neue Kostenarten anlegen, aber nicht sichtbar

Sie wollen neue Kostenarten anlegen, diese erscheinen aber nicht bei der Belegerfassung? Wenn Sie neue Kostenarten anlegen wollen, so können Sie das über den Menüpunkt FUNKTIONEN /KOSTENARTEN vornehmen. Bei dieser Vorgehensweise werden die neuen Einträge (Kostenarten) nur in die Standardtabelle (standard.tab) geschrieben. Diese Vorgehensweise wäre dann sinnvoll, wenn der Tabellen-Manager deaktiv wäre, aber OUTDOOR center greift i.d.R. über den Tabellen-Manager (Standardeinstellung) auf die aktuell zugeordnete und gültige Tabelle zu (z. B. stand14.tab). Wird der Tabellen-Manager verwendet (Standardeinstellung), müssen selbstdefinierte Kostenarten immer …
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Wie drucke ich meine aktuelle Berechnungstabellen aus

Wie drucke ich meine aktuelle Berechnungstabellen aus? Laden Sie vor dem Druck die entsprechende Berechnungstabelle über den Menüpunkt DATEI / TABELLE LADEN. Da das Programm aufgrund der verschiedenen Tabellen im Tabellen-Manager für Zeiträume und Bedingungen nicht weiß, welche Tabelle Sie ausdrucken wollen, wird standardmäßig die Tabelle ausgedruckt, die in der Benutzerliste zugeordnet ist. Dies ist standardmäßig die Tabelle “standard.tab”, die allerdings i.d.R. eher eine ältere, vielleicht die Tabelle aus dem Jahr der Erstinstallation ist! Haben Sie die gewünschte Tabelle geladen, …
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Währungsland und Pauschalland

Unterschied zwischen Währungsland und Pauschalland? Bei einer Auslandsreise möchten Sie z. B. ein Flugticket (bezahlt in EUR) am ersten Tag eingeben. Im Belegfenster wird jedoch als Währung sofort die Auslandswährung vorgegeben! OUTDOOR center bietet Ihnen je nach Belegdatum immer das entsprechende Land an, welches Sie für die Verpflegungspauschale ausgewählt haben. Die Chancen, dass Sie Belege für dieses Land und damit mit dieser Währung hatten, ist auch am wahrscheinlichsten. Allerdings können Sie jederzeit im Belegdialog das Land für eine andere Währung wechseln, ohne …
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Empfang von Vorgängen

Sie sehen bestimmte Reisen beim Empfang von Vorgängen nicht? Sie haben sich zum Empfang von Reisen als Benutzer eingeloggt und befinden sich im Menü DATEI /VORGÄNGE EMPFANGEN. Warum werden im Fenster “Senden und Empfangen” keine Reisen angezeigt? Um im Fenster “Senden und Empfangen” alle Reisen zu sehen, benötigen Sie das Systemverwalter-Passwort. Sie können das im Menü “Extras…Systemverwalter anmelden” nachholen. Alternativ können Sie sich auch über die Gruppenverwaltung an eine Gruppe anmelden, damit Sie deren Benutzer und Vorgänge sehen. Relevant für die Auswahl …
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Reisepause benutzen

Wie kann ich die Reisepause benutzen? Wenn Sie bei einer mehrtägigen Reise an einem Reisetag wegen Urlaub, Bürotag oder Ähnlichem keine Pauschalen für Verpflegung und Übernachtung haben wollen, können Sie im OUTDOOR System die sogenannte Reisepause benutzen. Diese ist über Reiseoptionen (OUTDOOR center) und Reisedetails (OUTDOOR orbit) und der Bearbeitung des einzelnen Tages möglich! Im OUTDOOR center ist es noch zusätzlich möglich, einen einzelnen Reisetag zeitlich oder prozentual aufzuteilen und dann auch diesen einzelnen Teilen eine Reisepause z. B. Mittagspause zuzuordnen! Diese nicht …
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OUTDOOR orbit (5)

Aktionen im Eröffnungsbildschirm

Sie wollen mehrere Reisen über Aktionen im Eröffnungsbildschirm abschliessen? Wenn Sie in der Reiseübersicht mehrere Reisen abschließen wollen, können Sie diese einzeln markieren und oben über Aktionen en bloc abschließen. Gleiches ist auch für das Löschen von mehreren Vorgängen möglich. Besonders beim Workflow mit Genehmigung und eMail-Bestätigung ist das sehr sinnvoll und empfehlenswert, da dadurch für mehrere Vorgänge nur eine eMail generiert wird. In den Reisedetails ist diese Funktion ebenfalls vorhanden und Sie können hier sehr bequem für mehrere Reisetage …
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Drucken nicht abgerechneter Reisen

Wie funktioniert das Drucken nicht abgerechneter Reisen? Im Dialog “Auswertungen” können Sie Berichte und Abrechnungen Ihrer Dienstreisen vornehmen. Hierzu stehen Ihnen verschiedene Formulare zur Auswahl, mit denen Sie die gewünschte Abrechnung oder Auswertung erstellen können. Wollen Sie nur die zuletzt erfassten und nicht abgeschlossenen Reisen drucken, klicken Sie im Reisecenter von OUTDOOR orbit auf den Link “Ich möchte Berichte oder Auswertungen der Reisekosten erstellen”. Im Druckdialog können Sie bei „Auswahl Reisen“ auf „Nicht abgeschlossenen Reisen“ klicken, jetzt können Sie sich die exakte …
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Nachträgliche Bearbeitung gesperrter Reisen

Wie funktioniert die nachträgliche Bearbeitung gesperrter Reisen? Wenn Sie Reisen aus OUTDOOR orbit abschließen, sind diese normalerweise gesperrt! Wenn Sie jetzt nachträglich doch noch Änderungen haben, so müssen Sie diese (z. B. ein noch gefundener Benzinbeleg) mit der nächsten Reise abrechnen oder aber eine einzelne kleine „Dummy“-Reise von einigen Minuten (ohne Pauschalen) erfassen. Sind die vergessenen Informationen abrechnungsrelevant für die Originalreise (eventuelle Kürzungen), so müssen Sie sich diese Reise von der Abrechnungsstelle (oder je nach Workflow vom Genehmiger) ablehnen lassen, und dann …
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Stellvertreterfunktion aktivieren

Wir kann ich die Stellvertreterfunktion aktivieren? Im OUTDOOR orbit sind verschiedene Genehmigungsverfahren möglich: Einfache Genehmigung (Reisender-Genehmiger), Genehmigungsketten (Reisender-Genehmiger1-Genehmiger2…) oder auch Alternative Genehmigungen (Reisender-Genehmiger1 und/oder Genehmiger2). Neu ist die Möglichkeit, pro Genehmiger auch einen fixen Stellvertreter zu definieren. Wenn Sie als Genehmiger im OUTDOOR System definiert sind und wegen Urlaub an einen Stellvertreter weiterleiten wollen, dann können Sie in Ihrer Genehmigungskonsole unten den Link „Ich bin nicht verfügbar“ klicken. Dann werden alle Vorgänge an einen von der Fachabteilung hinterlegten Stellvertreter weitergeleitet bis …
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Logindaten vergessen

Sie haben die Logindaten vergessen? Wenn Sie sich im Login-Dialog von OUTDOOR orbit befinden und Ihre Login-Daten (Kuerzel und Passwort) vergessen haben, so können Sie unten auf den Link „Passwort vergessen“ klicken. Im nächsten Dialog geben Sie ihre eMail-Adresse ein. Jetzt wird in der OUTDOOR-Datenbank nach der eMail-Adresse gesucht und an diese werden automatisch die Zugangsdaten gesendet. Falls der Link im Login-Dialog nicht sichtbar ist, wenden Sie sich bitte an Ihren OUTDOOR Administrator oder Key-User. Aufgrund unkompatibler eMail-Systeme oder auch …
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OUTDOOR system (5)

Übernachtungspauschale obwohl deaktiviert

Warum werden bei einer Reise Übernachtungspauschalen ausgewiesen, obwohl die Häkchen bei Automatik und Übernachtungspauschalen entfernt wurden? In den Tabellen existiert ein Eintrag “Übernachtungspauschale f. Tage o. Beleg” der standardmäßig auf “JA” gesetzt ist (gesetzliche Vorgabe). Dadurch wird für jeden Datumswechsel einer Reise eine Übernachtungspauschale gewährt, außer es wurde ein Beleg (z. B. ein Hotelbeleg) erfasst. Für eine Nichtausweisung der Übernachtungspauschalen gehen Sie wie folgt vor: Wenn Sie häufig oder immer keine Übernachtungspauschalen gewähren, dann ändern Sie die Einstellung in der …
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Mehrere Übernachtungen

Sie haben mehrere Übernachtungen innerhalb einer Reise, eine mit Hotelbeleg, wollen für eine weitere Nacht Übernachtungspauschale und die dritte Nacht ohne Pauschale (z. B. privat)? Gehen Sie zuerst über FUNKTIONEN / TABELLEN-MANAGER in die aktuelle Berechnungstabelle und kontrollieren Sie, ob die Option “Übernachtungspauschale für Tage ohne Beleg” auf  “JA” steht. Erfassen Sie dann die Reise und entfernen Sie die Häkchen bei “Automatik” und “Übernachtungspauschale”. Geben Sie nun für den ersten Tag den Hotel-Beleg, für den zweiten Tag einen Beleg mit …
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Vorschuss im Reporting

Warum wird der Vorschuss im Reporting nicht als Kostenart angezeigt? Vorschüsse werden im OUTDOOR System lediglich als durchlaufende Posten behandelt, erscheinen also im Reporting (z. B. Kostenbericht oder Gesamtbericht und auch in allen anderen Formularen) nur als Summe in der Zeile “Vorschuss”, die vom Erstattungsbetrag abgezogen wird, aber nicht wie alle anderen Kostenarten als Zeile mit Datum. Vorschüsse werden im System mit der Kostenart “Devisen / Vorschuss” erfasst, der Betrag muss nicht als Minusbetrag erfasst werden, der Kostenartentyp “Vorschuss/Devisen” sorgt …
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Verpflegungsabzug beim Übernachtungsbeleg

Sie haben einen Übernachtungsbeleg für 3 Übernachtungen eingegeben, es wird aber nur ein Verpflegungsabzug beim Übernachtungsbeleg ermittelt. Muss ich für jede Nacht einen separaten Beleg eingeben? Nein, geben Sie im Belegfenster als “Reisedatum”, den Tag an, an welchem Sie Ihren Hotelbeleg erhalten haben, wählen Sie im Textfeld “Art der Verpflegung” z. B. Frühstück und im Eingabefeld “gültig ab” den check in-Tag aus. Falls Sie als “Art der Verpflegung” z. B. Halbpension eingeben, dann können Sie am check in-Tag und am checkout-Tag …
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Umsatzsteuer für Übernachtungen und Verpflegung

Wie hoch sind die Umsatzsteuer für Übernachtungen und Verpflegung? Die Umsatzsteuer für Übernachtungen und Verpflegung sind ab 2010 nicht mehr identisch. Für Hotelbelege gilt ab dem 01.01.2010 der ermäßigte Umsatzsteuersatz von 7%, für die Verpflegungen im Hotel weiterhin 19%. Damit Sie künftig nicht zwei unterschiedliche Belege erfassen müssen, haben wir dafür im OUTDOOR System die Übernachtungsdialoge um ein separates Feld „Verpflegung“ erweitert. Somit müssen Sie weiterhin nur einen Beleg erfassen, aber die Übernachtung wird künftig mit 7% USt ausgewiesenweist, die …
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