In ca. 80 % der deutschen Unternehmen sind die Reisekosten-Abrechnungen oft fehlerhaft – gerade auch bei den steuerlich relevanten Angaben. Dies ergab eine Auswertung im Rahmen der VDR-Geschäftsreise-Analyse 2014.
Nach Meinung des VDR lassen sich sogar rund die Hälfte aller indirekten Kosten auf ineffiziente Reisekostenabrechnungen infolge hoher Fehlerquoten und langer Bearbeitungszeiten zurückführen. Ein Grund hierfür ist die weitverbreitete Zettelwirtschaft bei der Abrechnung. Denn bei vielen Firmen werden die Dienstreisen nach wie vor manuell, also per Papierformular oder allenfalls unter Zuhilfenahme eines Excel-Sheets abgerechnet – entsprechend hoch ist die Fehleranfälligkeit.
Elektronische Abrechnungslösungen sorgen für optimierte Prozesse, eine erhöhte Transparenz und letztlich auch für eine verbesserte Wirtschaftlichkeit. Je nach vorherigem Verfahren ist allein in der Buchhaltung bei Einsatz einer Abrechungssoftware eine Arbeitszeitersparnis von 25 bis zu 50 Prozent möglich, sagt die Unternehmensberaterin Andrea Zimmermann.
Das Einsparpotenzial gerade bei den indirekten Kosten ist umso höher, je weniger der Prozess automatisiert ist. Hier sind Senkungen um bis zu 65 Prozent möglich. Erreicht wird dies unter anderem durch den Wegfall doppelter Eingaben und manueller Berechnungen von Verpflegungspauschalen.
Quelle: BizTravel – Artikel von Martin Jürs vom 09.01.2015
Erfahrungsgemäß entsteht rund die Hälfte der indirekten Kosten durch ineffiziente Reisekostenabrechnungen aufgrund hoher Bearbeitungszeiten und Fehlerquoten. Diese Kosten könnten viele Unternehmen vermeiden.
Doch was die Professionalisierung angeht, ist die Reisekostenabrechnung nicht weiter als die Buchung: 57,5 % der Unternehmen ohne eigenen Verantwortungsbereich Travel Management rechnen die Geschäftsreisen noch manuell ab.
Professioneller geht es in Unternehmen mit Travel Manager zu: In 83 % dieser Firmen gibt es entweder eine spezifische Softwarelösung, ein ERP-System oder eine integrierte Komplettlösung von der Reisebuchung bis zur Reisekostenabrechnung.
Quelle: VDR Geschäftsreiseanalyse 2014