Übernachtungskosten im Inland

28 Jul 2014

Übernachtungskosten im Inland

Der Begriff der Übernachtungskosten im Inland

Übernachtungskosten sind die tatsächlichen Aufwendungen, die dem Arbeitnehmer oder Selbständigen für die persönliche Inanspruchnahme einer Unterkunft zur Übernachtung (Hotel, Pension, Herberge,…) während einer Dienstreise entstehen. Diese für den Reisenden entstandenen Übernachtungskosten können steuerfrei erstattet oder bei der Steuererklärung angesetzt werden, durch den Nachweis der tatsächlichen Übernachtungskosten oder durch die Anwendung einer Übernachtungspauschale.

Nachgewiesene Übernachtungskosten

Die Kosten für Übernachtung an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte sind in der nachgewiesenen Höhe nur noch maximal 48 Monate abzugsfähig. Danach können nur noch maximal 1.000,00 € monatlich steuerfrei erstattet werden. Das gilt auch für Hotelübernachtungen. Der Einzelnachweis von Übernachtungskosten ist erforderlich und z. B. durch Rechnungen des Hotels usw. zu erbringen, die auf den Namen des Steuerpflichtigen bzw. auf den des Arbeitgebers ausgestellt sind.

Rechnungsbetrag und Nebenkosten der Übernachtung

Der Rechnungsbetrag für die Übernachtung kann Angaben zu weiteren Nebenkosten enthalten bzw. diese können getrennt in der Rechnung aufgeführt sein. Die Erfassung aller enthaltenen Kosten ist maßgeblich für die korrekte Reisekostenabrechnung. Diese Nebenkosten zählen nicht zu den Übernachtungskosten. Eine getrennte Behandlung dieser Nebenkosten ist geboten, da neben unterschiedlichen USt. Sätzen auch für die Berechnung der Verpflegungsmehraufwendungen relevante Beträge aufgeführt sein können.

Zu diesen Nebenkosten gehören im allgemeinen folgende Leistungen:

  • Verpflegung (Frühstück, Mittagessen, Abendessen, Halb- oder Vollpension
  • Garage
  • Minibar
  • Fernseher
  • Telefon
  • Übernachtung und Verpflegung

Info:

Seit 1.1.2010 gilt für Übernachtungen der ermäßigte Umsatzsteuersatz. Dies hat Einfluss auf die Abrechnung von Reisekosten, da der ermäßigte USt. Satz nicht für andere Leistungen und damit auch nicht für die Verpflegungskosten anzuwenden ist. Infolgedessen müssen ab diesem Zeitpunkt Verpflegungskosten auf der Übernachtungsrechnung getrennt aufgeführt sein. Aus Vereinfachungsgründen wird es nicht beanstandet, wenn Verpflegungskosten und andere Leistungen zu einem Sammelposten auf der Rechnung zusammengefasst und in einem Betrag ausgewiesen sind (Servicepauschale).

Verpflegung im Hotel

Während des Aufenthaltes im Hotel werden in der Regel auch Verpflegungen in Anspruch genommen, wie z. B. Frühstück, Halb- oder Vollpension. Ausgewiesene Verpflegungskosten sind entsprechend anzusetzen. Im Preis eines Sammelpostens enthaltene Verpflegungsanteile sind durch folgende pauschale Abzüge abzugelten.

  • 20 % für ein Frühstück (4,80 €)
  • 40 % für ein Mittagessen (9,60 €)
  • 40 % für ein Abendessen (9,60 €)

Werden durch Zahlungsbelege ein Preis für Unterkunft und ein extra ausgewiesener Preis für die Verpflegung (z. B. EUR 124,– Übernachtung + EUR 10,– Frühstück) nachgewiesen, so werden nur die tatsächlichen Übernachtungskosten angesetzt (EUR 124,–). Die Frühstückskosten (EUR 10,–) müssen als Verpflegungskosten angesetzt werden. Bei gleichzeitiger Inanspruchnahme der Verpflegungspauschale kann der gesamte Betrag für das Frühstück bzw. die Verpflegung nicht angerechnet werden!

Übernachtungspauschale

Die steuerfreie Erstattung von Übernachtungspauschalen an den Arbeitnehmer ist möglich, wenn der Arbeitnehmer die Unterkunft nicht vom Arbeitgeber oder aufgrund seines Dienstverhältnisses von einem Dritten unentgeltlich oder verbilligt erhalten hat. Erstattet der Arbeitgeber keine Übernachtungspauschale, kann der Arbeitnehmer diese auch nicht als Werbungskosten bei seiner Antragsveranlagung geltend machen!

Folgendes sollten Sie beachten:
  • Bei der Benutzung einer Schiffskabine dürfen zusätzliche Übernachtungskosten nur dann steuerfrei erstattet werden, wenn die Übernachtung in einer anderen Unterkunft begonnen oder beendet worden ist.
  • Die Erstattung einer Übernachtungspauschale für eine Übernachtung im Flugzeug ist nicht erlaubt.
  • Selbstständige können eine Übernachtungspauschale nicht ansetzen.