Übernachtungskosten Ausland

28 Jul 2014

Übernachtungskosten Ausland

Der Begriff der Übernacht im Ausland

Übernachtungskosten sind die tatsächlichen Aufwendungen, die dem Arbeitnehmer oder Selbständigen für die persönliche Inanspruchnahme einer Unterkunft zur Übernachtung (Hotel, Pension, Herberge,…) während einer Dienstreise im Ausland entstehen. Diese für den Reisenden entstandenen Übernachtungskosten können steuerfrei erstattet oder bei der Steuererklärung angesetzt werden durch den Nachweis der tatsächlichen Übernachtungskosten.

Nachgewiesenen Übernachtungskosten

Die Kosten für Übernachtung sind in der nachgewiesenen Höhe abzugsfähig. Grundsätzlich ist der Einzelnachweis erforderlich. Der Nachweis ist z. B. durch Rechnungen des Hotels, usw. zu erbringen, die auf den Namen des Steuerpflichtigen bzw. auf den des Arbeitgebers ausgestellt sind.

Rechnungsbetrag und Nebenkosten der Übernachtung

Der Rechnungsbetrag für die Übernachtung kann Angaben zu weiteren Nebenkosten enthalten bzw. diese können getrennt in der Rechnung aufgeführt sein. Die Erfassung aller enthaltenen Kosten ist maßgeblich für die korrekte Reisekostenabrechnung. Diese Nebenkosten zählen nicht zu den Übernachtungskosten. Eine getrennte Behandlung dieser Nebenkosten insbesondere der enthaltenen Verpflegungskosten ist geboten, da diese für die Berechnung der Verpflegungsmehraufwendungen relevant sein können.

Zu diesen Nebenkosten gehören im allgemeinen folgende Leistungen:

  • Verpflegung (Frühstück, Mittagessen, Abendessen, Halb- oder Vollpension
  • Garage
  • Minibar
  • Fernseher
  • Telefon

Übernachtung und Verpflegung

Während des Aufenthaltes im Hotel werden in der Regel auch Verpflegungen in Anspruch genommen, wie z. B. Frühstück, Halb- oder Vollpension. Ausgewiesene Verpflegungskosten entsprechend anzusetzen. Wird durch Zahlungsbelege nur ein Gesamtpreis für Unterkunft und Frühstück /Verpflegung (z. B. EUR 124,– Frühstück im Preis enthalten) nachgewiesen und lässt sich der Preis für die Verpflegung nicht feststellen, so ist der Gesamtpreis zur Ermittlung der Übernachtungskosten zu kürzen.

Der Kürzungsbetrag errechnet sich aus dem prozentualen Anteil vom maßgebenden vollen Verpflegungspauschbetrag des Unterkunftslandes :

  • 20 % für ein Frühstück
  • 40 % für ein Mittagessen
  • 40 % für ein Abendessen

Werden durch Zahlungsbelege ein Preis für Unterkunft und ein extra ausgewiesener Preis für die Verpflegung (z. B. EUR 124,– Übernachtung + EUR 10,– Frühstück) nachgewiesen, so werden nur die tatsächlichen Übernachtungskosten angesetzt (EUR 124,–). Die Frühstückskosten (EUR 10,–) müssen als Verpflegungskosten angesetzt werden. Bei gleichzeitiger Inanspruchnahme der Verpflegungspauschale kann der gesamte Betrag für das Frühstück bzw. die Verpflegung nicht angerechnet werden!

Übernachtungspauschale

Die steuerfreie Erstattung von Übernachtungspauschalen an den Arbeitnehmer ist möglich, wenn der Arbeitnehmer die Unterkunft nicht vom Arbeitgeber oder aufgrund seines Dienstverhältnisses von einem Dritten unentgeltlich oder verbilligt erhalten hat. Für jedes Reiseland werden unterschiedliche Übernachtungspauschbeträge festgelegt, die von Zeit zu Zeit der Preisentwicklung und den Lebenshaltungskosten angepasst werden. Erstattet der Arbeitgeber keine Übernachtungspauschale, kann der Arbeitnehmer diese auch nicht als Werbungskosten bei seiner Antragsveranlagung geltend machen!

Folgendes sollten Sie beachten:

 

  • Bei der Benutzung einer Schiffskabine dürfen zusätzliche Übernachtungskosten nur dann steuerfrei erstattet werden, wenn die Übernachtung in einer anderen Unterkunft begonnen oder beendet worden ist.
  • Die Erstattung einer Übernachtungspauschale für eine Übernachtung im Flugzeug ist nicht erlaubt.
  • Selbstständige können eine Übernachtungspauschale nicht ansetzen.